প্রতিদিনের ব্যবহারের ফলে জিমেইলের ইনবক্সে জমতে থাকে পুরনো ই-মেইল, ছবি, ভিডিও এবং বিভিন্ন ডকুমেন্টের অ্যাটাচমেন্ট। একপর্যায়ে দেখা যায় গুগল অ্যাকাউন্টের নির্ধারিত স্টোরেজ প্রায় শেষ। এতে কেবল জিমেইলই নয়, গুগল ড্রাইভ ও গুগল ফটোস ব্যবহারের ক্ষেত্রেও জটিলতা তৈরি হয়; কারণ একটি গুগল অ্যাকাউন্টের ১৫ জিবি ফ্রি স্টোরেজ মূলত এই সেবাগুলোর মধ্যে ভাগ করা থাকে।

তবে কয়েকটি সহজ ধাপ অনুসরণ করলেই অপ্রয়োজনীয় ফাইল ও ই-মেইল মুছে জিমেইলের স্টোরেজ অনেকটাই খালি করা সম্ভব।

১. বড় আকারের অ্যাটাচমেন্ট মুছে ফেলা
জিমেইলের সার্চ বার ব্যবহার করে সহজেই বড় ফাইল সংবলিত ই-মেইলগুলো খুঁজে বের করা যায়। উদাহরণস্বরূপ, সার্চ বক্সে has:attachment larger:10M লিখে সার্চ করলে ১০ মেগাবাইটের চেয়ে বড় অ্যাটাচমেন্ট থাকা ই-মেইলগুলো সামনে আসবে। এর মধ্য থেকে অপ্রয়োজনীয় মেইলগুলো সিলেক্ট করে মুছে ফেলা সম্ভব।

২. পুরনো ও প্রচারণামূলক ই-মেইল ডিলিট করা

বছরের পর বছর জমে থাকা প্রমোশনাল বার্তা, নিউজলেটার ও অপ্রয়োজনীয় নোটিফিকেশন প্রচুর জায়গা দখল করে। প্রয়োজন নেই—এমন মেইলগুলো নিয়মিত ছেঁটে ফেলুন।

৩. ট্র্যাশ ও স্প্যাম ফোল্ডার খালি করা

শুধুমাত্র ইনবক্স থেকে ই-মেইল ডিলিট করলেই স্টোরেজ সঙ্গে সঙ্গে খালি হয় না। ডিলিট করা মেইলগুলো ট্র্যাশ ফোল্ডারে এবং প্রমোশনাল নোংরা মেইল স্প্যাম-এ জমা থাকে। স্টোরেজ পুরোপুরি খালি করতে ট্র্যাশ ও স্প্যাম ফোল্ডার পরিষ্কার করতে হবে।

৪. ‘গুগল ওয়ান’ স্টোরেজ ম্যানেজার ব্যবহার করা

কোন সেবাটি (জিমেইল, ড্রাইভ নাকি ফটোস) ঠিক কতটা জায়গা দখল করে আছে, তা জানতে ‘Google One Storage Manager’ ব্যবহার করা যেতে পারে। এখান থেকে অ্যাপ অনুযায়ী অপ্রয়োজনীয় বড় ফাইল বা ভিডিওগুলো সহজে চিহ্নিত করে মুছে দেওয়া যায়।